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WORKBUDDY 上手手册 · 第二部分 · 按场景使用

第 12 章 办公三件套:Word、Excel、PPT

多数人第一次感受到 WorkBuddy 价值的地方。先选对 Skill,再用五问拆清任务;Word / Excel / PPT 三条完整流程、可直接套用的提示词,以及会议后自动生成 PRD + 任务表 + 汇报 PPT 的联动案例。

教程资料整理于 2026-09-21
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本章适合谁

  • 每周都要写方案、做表、做汇报 PPT 的人
  • 试过 AI 生成但总觉得“像万能模板”的人

开始前的准备

  • SkillHub 中确认已安装办公类 Skill(Word/DOCX、Excel/XLSX、Powerpoint/PPTX 等,见下表)
  • 整理好事实来源文件(哪份是唯一数据口径)
  • 想清楚这份材料要帮助谁做什么决定

办公三件套的共同工作流:先拆五个问题

无论文档类型是什么,都建议先把任务拆成五个问题。很多“AI 做得不好”的办公任务,根源不是模型不会写,而是人没有把交付标准说清楚。

问题要说清什么示例
目标这份材料要帮助谁做什么决定给部门负责人看,用于判断项目是否继续投入。
受众阅读者是谁,懂不懂背景管理层只看结论;项目组需要过程和责任人。
材料哪些文件是事实来源,哪些只是参考data.xlsx 是唯一数据口径,旧版 PPT 只参考结构。
格式要 Word、Excel、PPT,还是三者联动输出一份项目复盘 Word、一张风险台账 Excel、一份 8 页汇报 PPT。
验收怎么判断结果可用数字能回到源文件,表格公式可刷新,PPT 投屏不溢出。

先选对 Skill:办公任务的推荐组合

SkillHub 上有很多办公效率、文档处理、表格处理、PPT 生成和会议纪要相关技能。常用组合:

Skill 名称适合处理怎么用注意点
Word / DOCXWord 文档创建、检查、编辑 DOCX,处理标题、编号、表格、修订记录适合本地 docx 文件
Excel / XLSXExcel 表格读取、清洗、写入工作簿,处理公式、日期、格式和模板保留先确认数据口径
Powerpoint / PPTXPPT 文件创建、编辑、检查 PPTX,处理版式、占位符、备注、图表和视觉质检适合需要可编辑 PPTX 的场景
Office Document Specialist SuiteWord / Excel / PPT综合处理 Office 文件,适合自动化报告和多文件联动任务复杂任务建议分步验收
wpsWPS 三件套面向中国用户的 WPS Office 工作流,覆盖文字、表格、演示适合 WPS 生态用户
腾讯文档 TENCENT DOCS在线文档协作创建、读取、编辑、搜索腾讯文档通常需要 API Key 或授权
kdocs skill金山文档 / WPS 云文档处理 WPS 云文档、智能文档、表格、PPT、PDF、知识库通常需要 API Key
Markdown Converter材料解析把 PDF、Word、PPT、Excel 转成 Markdown,方便模型先理解内容适合读材料,不等于最终排版
PPT Generator / PPT WorkflowPPT 生成从主题、讲稿或材料自动生成演示稿,适合初稿和结构化汇报生成后仍要人工审稿
PowerPoint AutomationPPT 批改与导出读取大纲、导出 PDF/图片、替换文字、统一字体和主题更适合 Windows + PowerPoint/WPS
Excel公式生成公式问题把自然语言转换为 Excel/WPS/Google Sheets 公式,并解释防错版本公式要在样例数据上验证
腾讯会议会议到文档预约会议、获取转写、获取 AI 纪要,再转成 Word 纪要、Excel 待办、PPT 汇报需要会议平台授权

Word:从空白页到正式文档

Word 看起来只是写字,但真实办公里的难点通常有四个:不知道该按什么结构写、语气不够正式、标题和编号混乱、内容没有证据来源。尤其是方案、通知、报告、会议纪要、制度、申请、PRD 这类文档,如果开头就让 AI 自由发挥,结果往往像“万能模板”。

WorkBuddy 适合解决的不是“替你拍脑袋”,而是把已有材料变成结构稳定、语气一致、可以继续修改的文档初稿。要把文档目标、提交对象、语气和结构要求一次说清楚;生成后再用差异化反馈继续修改,而不是每次从头生成。

适合交给 Word 的任务

  • 正式方案:活动策划、项目方案、营销方案、培训方案
  • 管理文档:制度、通知、申请、会议纪要、复盘报告、周报月报
  • 产品材料:PRD、需求说明、竞品分析、用户访谈总结

推荐流程

步骤WorkBuddy 做什么人要确认什么
1读取材料,列出可用信息和缺失项哪些材料是事实来源,哪些只是参考
2生成文档大纲和写作口径读者是谁,文档是汇报、审批还是执行
3按大纲生成 Word 初稿标题层级、章节顺序、关键信息是否完整
4根据反馈润色、补充、删减哪些内容可以定稿,哪些必须标“待确认”
5输出可编辑 docx 和修改说明是否能直接发给同事审阅

提示词示例:生成团建活动策划 Word

PROMPT · 摘自原文
帮我生成一份公司团建活动策划的 Word 文档框架。
公司约 80 人,包含:活动目标、活动主题建议、整体流程安排(含时间节点)、分组与互动游戏建议、预算构成清单、人员分工、风险预案和注意事项。
语言简洁实用,不需要写得过于详细,重点把整体框架和关键决策项列清楚,适合直接拿去和领导确认活动方向。

二次修改不要重写,要说差异

PROMPT · 摘自原文
请在上一版公司团建活动策划 Word 文档基础上进行修改,不要重新生成整篇。
修改要求:
将活动目标压缩为 3 条,每条不超过 50 字;
将流程安排改成表格,列为:时间、环节、主要内容、负责人、所需物料;
在节目类型建议中增加适合 100 人规模公司的互动环节,并删除执行难度过高的方案;
将预算构成进一步细化,增加:预算项目、预计金额、数量、单价、备注,并补充预算总额;
新增风险预案部分,覆盖人员迟到、设备故障、节目超时和突发安全问题;
整体语言更加正式、简洁,适合直接提交给领导审批。
输出修改后的 v2 版 Word 文档,并在 changelog.md 中列出本次修改内容。

进阶:比较两版制度、合同或方案

PROMPT · 摘自原文
比较 policy-v3.docx 与 policy-v4.docx。
输出新增、删除、修改和仅格式变化四类差异,附章节和原文定位。
重点标记金额、日期、责任主体、审批条件、例外和否定表达。
生成影响清单和待确认问题,不给法律结论,不修改原文件。

Excel:把表格变成能回答问题的分析

Excel 的问题通常不在“会不会做图”,而在“这个表到底能回答什么问题”。很多表格混着日期、文本、空值、合并单元格、多个口径和临时备注,直接让 AI 分析,很容易得到一份看似专业、其实没有业务价值的图表。

建议先导入 Excel 或 CSV,再一次说明分析指标、图表类型、统计维度、时间范围和是否需要报告。顺序很重要:先定义业务问题,再决定图表,而不是先生成漂亮图。

适合交给 Excel 的任务

  • 数据清洗:去重、补空值、统一日期格式、拆分字段、合并多个表
  • 经营分析:销售额、利润率、转化率、客单价、续费率、库存周转
  • 报表生成:周报、月报、预算执行、考勤汇总、项目进度台账
  • 公式辅助:生成或解释复杂公式,排查 #N/A、#VALUE!、循环引用
  • 可视化:柱状图、折线图、饼图、透视表、仪表盘、异常点提示

推荐流程

阶段提示重点输出
读表先描述工作簿结构、字段含义、样例行和明显脏数据数据字典、问题清单
定指标说明要回答的业务问题,而不是只说“分析一下”指标口径表
清洗说明空值、重复值、异常值如何处理清洗后的 xlsx / csv
计算生成公式、透视表或统计表,并保留可刷新结构汇总表、公式说明
可视化根据业务问题选择图表,避免图表堆砌图表、分析结论

提示词示例:销售数据分析

PROMPT · 摘自原文
请读取 电商销售数据.xlsx,先不要修改原文件。
业务问题:分析本月各产品线的销售表现和盈利能力,判断哪些产品线贡献高、哪些利润表现较弱,并识别本月销售过程中的异常波动。
请输出:
说明数据字段含义,并检查缺失值、重复记录、异常值和字段格式问题;
按产品线统计销售额、毛利、毛利率、销售额占比和毛利贡献占比,并进行排名;
按日汇总销售额和毛利率,分析本月销售表现的日度变化;如果数据跨度和完整性允许,再补充按周统计;
生成柱状图对比各产品线销售额和毛利,生成折线图展示本月每日销售额变化;
识别销售额、毛利率或单笔订单金额明显异常的日期或记录,并结合数据说明异常表现,不要在缺少依据时推测业务原因;
总结本月表现最好的产品线、需要重点关注的产品线,以及 3 条可直接用于业务复盘的结论。
输出 output/sales-analysis.xlsx 和 output/summary.md。
要求:保留原始数据,统计过程和公式可追溯;图表标题直接表达主要结论;无法从数据中确认的原因明确标注为待核实,不要自行编造。

进阶:多表合并、对账与异常清单

基础办公中最有价值的不是“做个图表”,而是把数据口径和异常暴露出来:

PROMPT · 摘自原文
合并 input/sales 中 6 个区域的周销售表。
先检查列名、数据类型、日期范围、币种和主键,不一致时停止并列差异。
按订单号去重,但保留重复来源;汇总前输出总行数、空值、异常值和重复数。
生成 clean-sales.xlsx、exception-list.xlsx 和 reconciliation.md。
金额汇总必须与各源表合计对账,差异不为 0 时不生成管理结论。

验收:输入总量、清洗变化和输出总量守恒;公式可重算;异常没有被静默删除;图表使用的字段和汇总表一致。

PPT:不是套模板,而是把材料变成叙事

PPT 最容易被误用。很多人把任务写成“帮我做一份高级感 PPT”,结果 AI 只能猜风格,生成一堆好看的空话。真正可用的 PPT 必须先回答三个问题:这次汇报给谁看、对方听完要做什么决定、你有多少时间讲。

PPT Skill 可以负责页面生成,但故事线必须先确认。否则页面越漂亮,越容易掩盖逻辑问题。

适合交给 PPT 的任务

  • 项目汇报:项目进展、阶段复盘、里程碑计划、风险与资源请求
  • 经营汇报:月度经营分析、销售复盘、预算执行、用户增长复盘
  • 培训课件:新人培训、产品培训、客户培训、内部分享
  • 方案展示:客户方案、竞标材料、商业计划、产品发布

推荐流程

步骤WorkBuddy 做什么人要确认什么
1把 Word、Excel、图片、旧 PPT 转成材料摘要哪些内容必须保留,哪些可以删
2生成 6-10 页故事线和每页标题汇报对象、时长、决策目标
3根据确认后的大纲制作 PPT每页是否只有一个核心观点
4补图表、备注、来源映射和导出版本关键数字是否来自 Excel
5做版式检查:文字溢出、图片缺失、字号、颜色投屏后是否能读,是否适合现场讲

提示词示例:从材料包制作汇报 PPT

PROMPT · 摘自原文
请根据当前工作区材料制作一份 8 页以内的 AI Agent 主题分享 PPT。
受众:对 AI 有基础认知,但不了解 Agent 的业务和管理人员。
汇报时长:10 分钟。

目标:让听众理解 AI Agent 是什么、与普通 AI 对话工具有什么区别、能解决哪些问题,以及企业应该如何判断是否值得落地。
素材:
AI术语全景手册.md 是主要内容材料;
不要补充工作区材料之外的事实和数据。
全文控制在 8 页以内,每页只表达一个核心结论;
案例、数据和关键判断必须标注素材来源,无法确认的内容不要自行补充;
PPT 标题尽量直接表达观点,不使用 AI Agent 介绍、应用场景这类泛化标题;
输出 output/ai-agent.pptx;
生成后检查文字溢出、页面留白、图表口径、图片缺失、字体一致性和页码。

整体风格:专业、简洁、有科技感,但不要过度使用渐变、发光和装饰性元素,适合正式分享和内部汇报。

三件套联动案例:会议之后自动形成交付包

很多办公任务不是单文件,而是“会议之后要有东西”。开完一次产品评审会,会议里有用户反馈、功能决策、待办事项和下个版本计划。手工做法通常是:先整理纪要,再补 PRD,再做任务表,最后做汇报 PPT。WorkBuddy 的价值就在于把这些交付物串成同一条事实链。

场景痛点

  • 会议讨论是口语化的,决议、分歧和待办混在一起
  • PRD 需要结构化,但会议纪要里没有标准格式
  • Excel 任务表需要负责人、截止日期和状态字段,不能只是一段总结
  • PPT 汇报需要给老板看,不能把会议全文搬进去

可用 Skill 组合

环节推荐 Skill作用
获取会议内容腾讯会议 / 智能会议纪要类 Skill获取转写、AI 纪要、决议、行动项
生成 PRDWord / DOCX、腾讯文档、kdocs skill把会议内容改写成产品需求文档
生成任务表Excel / XLSX、Excel/WPS 表格自动化工具输出负责人、截止日期、优先级、状态和验收标准
生成汇报Powerpoint / PPTX、PPT Workflow、PPT Generator把 PRD 和任务进度转成管理层汇报

提示词示例:会议到 PRD、任务表、汇报

PROMPT · 摘自原文
请读取本次产品评审会议的转写和 AI 纪要,生成一个办公交付包。
目标:把会议内容转成可以推进研发的材料。
请输出:
1. Word:output/feature-prd.docx,包含背景、目标用户、核心问题、需求列表、流程说明、验收标准、风险和待确认问题;
2. Excel:output/action-items.xlsx,字段包含事项、负责人、优先级、截止日期、依赖、状态、验收标准;
3. PPT:output/review-summary.pptx,6 页以内,面向管理层,突出本次会议决议、资源请求和风险。
约束:
- 会议中没有明确确认的内容,不要写成既定结论;
- 人名、日期、功能范围必须保留来源;
- 如果缺少负责人或时间,请标为待确认;
- 先输出大纲和任务表字段预览,等我确认后再生成文件。

常见错误与修正方式

常见错误为什么会发生更好的写法
“帮我做个 PPT,要高级一点”没有受众、目标和材料约束说明受众、汇报时长、页数、决策目标、参考模板和必须保留的数据
“分析一下这个 Excel”没有业务问题,模型只能泛泛总结说明要回答什么问题、统计哪些指标、按什么维度比较
“写一份报告”没有文档类型和语气要求说明是方案、总结、申请、纪要还是 PRD,并指定读者
“全部自动完成,不用问我”关键口径没确认,风险会被放大先让 WorkBuddy 输出材料清单、风险清单和大纲,确认后再生成
“把这堆材料合成一个文件”没有区分事实、参考和待确认指定唯一数据源、参考文件和不能编造的字段
版本说明:功能与界面可能随更新变化
  • 资料整理于 2026-09-21,参考资料保存于 2026-09-20。
  • 以下内容尚未逐项确认,请以当前应用为准:SkillHub 技能名称与可用性。

读完后,检查一下

  • 任务说明覆盖五问:目标、受众、材料、格式、验收
  • Word:生成的是结构稳定、语气一致、可继续修改的初稿,二次修改用“差异指令”而非重写
  • Excel:数据口径先确认,金额汇总与源表合计对账一致,异常没有被静默删除
  • PPT:先确认故事线再生成页面,每页只有一个核心观点,投屏可读

容易遇到的问题

  • “帮我做个 PPT,要高级一点”——没有受众和材料约束,AI 只能生成好看的空话
  • “分析一下这个 Excel”——没有业务问题,只能得到泛泛总结
  • “全部自动完成,不用问我”——关键口径没确认,风险被放大
  • 把 AI 生成的文档对比当成法务/财务结论——它适合发现变化,不替代责任人判断

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